Système d’encaissement : Norme NF525 / Fiscalité 2018

Une loi fiscale est parue en décembre 2015 imposant au 1er janvier 2018 une nouvelle réglementation obligatoire sur tous les systèmes d’encaissement, caisses enregistreuses et logiciels de caisse. Le texte officiel est paru le 3 Août 2016. La mise en conformité doit avoir été effectuée avant le 1er Janvier 2018.

Pour résumer, cette nouvelle loi impose de manière obligatoire que tous les commerçants soumis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse (caisses enregistreuses et logiciels de caisse), y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne aient au 1er janvier 2018 un système d’encaissement sécurisé et attesté (soit par un organisme accrédité et indépendant soit par une auto certification du constructeur ou de l’éditeur).

Loi finance française 2016, BOI du 3 Août 2016 : quelles conditions respecter ?

  • Condition d’inaltérabilité
  • Condition de sécurisation
  • Condition de conservation
  • Condition d’archivage

Votre produit actuel est-il compatible pour 2018 ?

Pour répondre aux exigences de la loi pour 2018, il faut que :

  1. Les caisses aient 3 cumuls de rapports Z (pour les caisses enregistreuses uniquement)
  2. Les caisses ou les logiciels aient une traçabilité des transactions (Opérations d’Annulation et de Retour, mode Ecole, etc…)
  3. Les caisses ou les logiciels aient une sauvegarde sécurisée des archives de vente
  4. Les transactions réalisées soient suffisamment sécurisées (signature ou empreinte ou hashage, etc…)
  5. Etc…

Les points décrits ci-avant sont obligatoires depuis le 1er janvier 2018 que ce soit pour la certification de votre caisse enregistreuse ou logiciel de caisse (par un organisme accrédité) et pour l’attestation individuelle de votre produit par le constructeur ou l’éditeur.

Afin de savoir si votre matériel de caisse ou système d’encaissement est conforme avec ces exigences, vous pouvez nous contacter via notre formulaire de contact en nous indiquant le matériel et le logiciel actuellement utilisés. Nous pourrons alors vérifier sa mise en conformité ou non et vous proposer ainsi une solution d’évolution adaptée à vos besoins.

Matériel de caisse non conforme : quelles sanctions ?


Au 1er janvier 2018, dans le cadre d’un contrôle fiscal fortuit et en l’absence d’attestation de l’éditeur, l’établissement sera passible d’une amende de 7500€ par logiciel non certifié ainsi que l’obligation de s’équiper dans les 60 jours. Au delà de ce délai si la conformité n’est toujours pas établie, une nouvelle amende de 7500€ sera à nouveau adressée dans les mêmes conditions.

Contrôle fiscal après le 1er janvier 2018, quelles obligations ?


En cas de contrôle fiscal après cette date, vous devrez obligatoirement :

  • Présenter le certificat de conformité (LNE, NF525 …) ou une copie de ce certificat correspondant au système de caisse et logiciel que vous utilisez.
  • Montrer à l’administration fiscale la version du logiciel installée que vous utilisez. Cette version doit OBLIGATOIREMENT être la version certifiée.